Основні завдання:
1) організація та ведення діловодства в Територіальному управлінні;
2) приймання, попередній розгляд та реєстрація вхідної кореспонденції;
3) реєстрація, облік та зберігання документів із грифом «Для службового користування»;
4) організаційно-методичне забезпечення функціонування системи електронного документообігу Територіального управління;
5) моніторинг та контроль за виконанням наказів, розпоряджень і доручень керівництва Бюро економічної безпеки України, Територіального управління, актів інших центральних органів виконавчої влади, а також запитів на публічну інформацію та звернень громадян;
6) організація роботи щодо забезпечення доступу до публічної інформації;
7) організація роботи з розгляду звернень громадян;
8) надання методичних рекомендацій та консультацій працівникам Територіального управління з питань діловодства, архівної справи, звернень громадян та запитів на публічну інформацію;
9) здійснення моніторингу, узагальнення та зберігання положень про структурні підрозділи Територіального управління;
10) формування, забезпечення збереженості та використання документів справ Національного архівного фонду;
11) передавання справ Національного архівного фонду до Державного архіву Вінницької області;
12) опрацювання проєктів організаційно-розпорядчих документів і службових листів, у тому числі з грифом «Для службового користування», з метою приведення їх у відповідність до вимог законодавства;
13) інформування працівників Територіального управління щодо вимог до оформлення проєктів документів;
14) організація планування діяльності структурних підрозділів Територіального управління та аналіз стану виконання планів їх роботи.
Основні функції:
1) забезпечує координацію роботи структурних підрозділів Територіального управління в частині діловодства, організаційного забезпечення та архіву, контролю, роботи із зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію;
2) забезпечує приймання, попередній розгляд, реєстрацію вхідної кореспонденції, що надійшла від органів державної влади, центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій тощо, підготовку проєктів резолюцій, своєчасну передачу зареєстрованих документів на розгляд;
3) забезпечує надсилання вихідної кореспонденції Територіального управління, в тому числі документів з грифом «Для службового користування»;
4) здійснює обмін службовою кореспонденцією в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади з органами влади вищого рівня, центральними і місцевими органами виконавчої влади та реєстрацію вхідної кореспонденції: актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Кабінету Міністрів України;
5) засвідчує копії документів у межах компетенції;
6) реєструє накази з основної діяльності з грифом «Для службового користування»;
7) забезпечує приймання та реєстрацію документів з грифом «Для службового користування»;
8) організовує проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» у структурних підрозділах Територіального управління;
9) контролює виконання структурними підрозділами Територіального управління актів законодавства, наказів і доручень керівництва Бюро економічної безпеки України, Територіального управління;
10) інформує керівництво Територіального управління про стан виконання в структурних підрозділах Територіального управління актів законодавства, наказів, розпоряджень і доручень керівництва Бюро економічної безпеки України, Територіального управління;
11) надає консультативно-методичну допомогу структурним підрозділам Територіального управління в межах компетенції Сектору;
12) готує в межах компетенції пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю в Територіальному управлінні;
13) бере участь у проведенні перевірки стану організації та ведення діловодства Територіального управління;
14) проводить первинний розгляд звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації із зазначенням термінів виконання, доведення їх до відповідальних виконавців;
15) організовує роботу телефонної «гарячої лінії» в Територіальному управлінні;
16) опрацьовує звернення громадян, що надійшли на телефонну
«гарячу лінію» в Територіальному управлінні, та доводить такі звернення до відповідальних виконавців, забезпечує контроль за їх виконанням;
17) організовує проведення особистого прийому громадян керівником Територіального управління, заступниками керівника Територіального управління, керівниками структурних підрозділів Територіального управління або особами, які виконують їхні обов’язки;
18) бере участь у розробленні проєктів організаційно-розпорядчих, нормативно-правових актів, інформаційно-аналітичних та інших документів з питань, що належать до компетенції Сектору;
19) забезпечує координацію роботи структурних підрозділів Територіального управління в частині організаційного забезпечення та архіву;
20) організовує роботу та здійснює контроль за розробленням положень про структурні підрозділи Територіального управління;
21) здійснює реєстрацію, облік та зберігання наказів з основної діяльності, розпоряджень, доручень керівництва Територіального управління;
22) бере участь у впровадженні електронного урядування з використанням сучасних інформаційних технологій у сфері діловодства та документообігу;
23) готує в СЕД «Megapolis.DocNet» проєкти резолюцій керівництва до організаційно-розпорядчих документів Територіального управління (наказів з основної діяльності, розпоряджень), доручень;
24) забезпечує застосування єдиного порядку організації архівного діловодства в Територіальному управлінні, відбору, обліку, систематизації, зберігання, опрацювання та використання документів, які утворюються в процесі діяльності Територіального управління;
25) складає зведену номенклатуру справ Територіального управління, забезпечує документальний супровід погодження, затвердження та введення в дію;
26) забезпечує контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Територіального управління;
27) приймає від структурних підрозділів Територіального управління та забезпечує зберігання архівних документів;
28) організовує проведення експертизи цінності документів, створених у процесі діяльності Територіального управління;
29) складає та подає на розгляд експертної комісії Територіального управління проєкти описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
30) веде державний облік документів Національного архівного фонду відповідно до Правил;
31) готує та передає документи Національного архівного фонду до Державного архіву Вінницької області на постійне зберігання;
32) здійснює комунікацію та співпрацює з працівниками структурних підрозділів Територіального управління з питань належного оформлення проєктів документів;
33) надає консультаційно-методичну допомогу працівникам Територіального управління з питань, що належать до компетенції Сектору;
34) вносить пропозиції щодо вдосконалення роботи Територіального управління з підготовки проєктів документів;
35) забезпечує збір та узагальнення поточних планів роботи структурних підрозділів Територіального управління і звітів про їх виконання, а також здійснює аналіз інформації щодо стану виконання зазначених планів.
Контакти:
Поштова адреса: Територіальне управління БЕБ у Вінницькій області,
вул. Привокзальна, 36, м. Вінниця, Вінницька область, 21001
Електронна пошта: vinnytsia@esbu.gov.ua
Телефон: +38 (0432) 55 02 42