Основні завдання:
1) організація та ведення діловодства в БЕБ;
2) організація роботи із забезпечення доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян, що надійшли до БЕБ;
3) організаційно-методичне забезпечення роботи системи електронного документообігу БЕБ;
4) надання методичних рекомендацій, консультацій працівникам центрального апарату та територіальних управлінь БЕБ з питань діловодства, архівної справи, звернень та запитів громадян;
5) ведення реєстру обліків розпорядчих документів БЕБ;
6) забезпечення збору інформації для оприлюднення (оновлення) наборів даних на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних;
7) контроль, організаційно-методичне забезпечення роботи служб діловодства територіальних управлінь БЕБ;
8) реєстрація організаційно-розпорядчих документів БЕБ;
9) організація ведення архіву центрального апарату БЕБ;
10) забезпечення літературного редагування створених у БЕБ проєктів нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів та службових листів, що подаються на підпис Директору БЕБ, першому заступнику Директора БЕБ, заступникам Директора БЕБ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації або особам, які виконують їхні обов’язки, та проєктів актів законодавства, які розробляє БЕБ, у тому числі з грифом «Для службового користування» і «Таємно»;
11) моніторинг та контроль за виконанням законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, Ради національної безпеки і оборони України, запитів та звернень народних депутатів України, наказів, розпоряджень БЕБ та доручень керівництва БЕБ, актів інших центральних органів виконавчої влади, запитів на публічну інформацію та звернень громадян.
Основні функції:
1)забезпечує координацію роботи структурних підрозділів центрального апарату та територіальних управлінь БЕБ у частині діловодства, організаційного забезпечення та архіву, контролю, роботи із зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію;
2) організовує роботу та здійснює контроль за розробленням положень про структурні підрозділи центрального апарату БЕБ;
3) забезпечує функціонування архіву центрального апарату БЕБ;
4) складає зведену номенклатуру справ БЕБ;
5) готує інформаційні матеріали про стан документообігу в структурних підрозділах центрального апарату та територіальних управліннях БЕБ;
6) збирає та контролює поточні плани роботи структурних підрозділів центрального апарату та територіальних управлінь БЕБ та звітів про виконання таких планів;
7) узагальнює інформацію про стан виконання поточних планів роботи структурних підрозділів центрального апарату та територіальних управлінь БЕБ;
8) здійснює реєстрацію, облік та зберігання наказів з основної діяльності, розпоряджень, доручень та протоколів нарад керівництва БЕБ;
9) засвідчує копії документів у межах компетенції;
10) здійснює роботу в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади шляхом надсилання вихідної кореспонденції до органів влади вищого рівня, Ради національної безпеки і оборони України, центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій і отримання вхідної кореспонденції: актів законодавства, актів та доручень Президента України, Прем’єр-міністра України, Ради національної безпеки і оборони України, Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, документів центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій;
11) забезпечує приймання, попередній розгляд та реєстрацію вхідної кореспонденції, своєчасну передачу зареєстрованих документів на розгляд;
12) забезпечує відправлення вихідної кореспонденції БЕБ, у тому числі документів з грифом «Для службового користування»;
13) забезпечує приймання та реєстрацію документів з грифом «Для службового користування»;
14) організовує роботу Комплексної системи захисту інформації в автоматизованій системі класу 1 у Департаменті забезпечення документообігу та контролю БЕБ;
15) проводить перевірки стану організації та ведення діловодства центрального апарату та територіальних управлінь БЕБ, періодичність яких визначається окремим розпорядчим актом БЕБ;
16) організовує проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» у структурних підрозділах центрального апарату БЕБ;
17) готує і надає структурним підрозділам БЕБ випереджувальний моніторинг (інформаційні матеріали) щодо строків виконання вимог актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ;
18) організовує проведення прямої телефонної лінії Кабінету Міністрів України;
19) проводить первинний розгляд звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації із зазначенням термінів виконання, доведення їх до відповідальних виконавців;
20) забезпечує приймання, централізовану реєстрацію звернень громадян та запитів на інформацію, що надійшли до БЕБ, контроль термінів їх виконання;
21) організовує проведення особистого прийому громадян керівництвом та структурними підрозділами БЕБ;
22) здійснює централізовану реєстрацію письмових пропозицій, заяв і скарг, поданих під час особистого прийому;
23) організовує роботу телефонної «гарячої лінії» в БЕБ;
24) опрацьовує звернення громадян, що надійшли на телефонну «гарячу лінію» в БЕБ, та доведення таких звернень до відповідальних виконавців для забезпечення контролю за їх виконанням;
25) організовує та забезпечує оперативний розгляд звернень громадян, що надійшли від Урядового контактного центру, та доведення таких звернень до відповідальних виконавців;
26) подає Секретаріату Кабінету Міністрів України та Офісу Президента України звіти про роботу із зверненнями громадян у БЕБ;
27) подає керівництву БЕБ звіти про стан роботи із зверненнями громадян, що надійшли до БЕБ;
28) організовує спеціальне місце для роботи запитувачів інформації з документами чи їх копіями;
29) бере участь у впровадженні електронного документообігу з використанням сучасних інформаційних технологій у сфері діловодства та документообігу в частині звернень громадян та запитів на публічну інформацію;
30) здійснює в межах компетенції заходи щодо охорони державної таємниці під час роботи із секретними документами;
31) готує інформаційні, довідкові та інші матеріали з питань виконання актів законодавства, наказів, розпоряджень і доручень керівництва БЕБ;
32) організовує роботу та надає консультативно-методичну допомогу структурним підрозділам центрального апарату БЕБ щодо забезпечення доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян, що надійшли до БЕБ;
33) інформує керівництво БЕБ про стан виконання в структурних підрозділах БЕБ актів законодавства, наказів, розпоряджень і доручень керівництва БЕБ;
34) здійснює літературне редагування створених у БЕБ проєктів нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів та службових листів, що подаються на підпис керівництву БЕБ, а саме наказів, розпоряджень та доручень БЕБ, службових листів на адресу Президента України, Голови Верховної Ради України, Прем’єр-міністра України, народних депутатів України, Офісу Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств та відомств України, посольств, іноземних представництв в Україні та за кордоном, державних підприємств, адвокатів, організацій та установ, судів, громадських організацій і громадян, посадових осіб органів влади тощо, та проєктів актів законодавства, які розробляє БЕБ, у тому числі з грифом «Для службового користування» та «Таємно».
Контакти:
Відділ забезпечення доступу до публічної інформації та звернень громадян:
телефон: (044) 236 13 97
електронна адреса: zvernennya@esbu.gov.ua
електронна адреса: publicinfo@esbu.gov.ua
Відділ документообігу та літературного редагування:
телефон: (044) 236 14 05
електронна адреса: esbu@esbu.gov.ua