Основні завдання:
1) організація та ведення діловодства у Територіальному управлінні;
2) здійснення приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної кореспонденції: законів України, актів та доручень Президента України, постанов Верховної Ради України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденції Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України документів центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;
3) здійснення реєстрації, обліку та зберігання документів із грифом «Для службового користування»;
4) здійснення моніторингу та контролю за виконанням законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України та доручень Прем'єр-міністра України, Ради національної безпеки і оборони України, запитів та звернень народних депутатів України, а також наказів, розпоряджень БЕБ і доручень Директора БЕБ, першого заступника Директора БЕБ, заступників Директора БЕБ, заступника Директора БЕБ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації або осіб, які виконують їхні обов'язки (далі — керівництво БЕБ), актів інших центральних органів виконавчої влади, у тому числі документів, що містять відомості, які становлять державну таємницю (далі – акти законодавства, накази і доручення керівництва БЕБ), а також наказів, розпоряджень і доручень керівництва Територіального управління;
5) здійснення випереджувального моніторингу стану виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління та своєчасне інформування керівництва Територіального управління у разі неможливості їх виконання в установлений термін;
6) підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ та Територіального управління;
7) організація роботи із забезпечення доступу до публічної інформації;
8) організація роботи з розгляду звернень громадян, що надійшли до Територіального управління;
9) організаційно-методичне забезпечення роботи системи електронного документообігу Територіального управління;
10) надання методичних рекомендацій, консультацій працівникам Територіального управління з питань діловодства, архівної справи, звернень та запитів громадян;
11) ведення реєстрів обліку розпорядчих документів Територіального управління;
12) зберігання організаційно-розпорядчих документів Територіального управління;
13) моніторинг (узагальнення та зберігання) положень про структурні підрозділи Територіального управління;
14) формування документів справ Національного архівного фонду;
15) забезпечення збереженості документів справ Національного архівного фонду;
16) використання документів Національного архівного фонду;
17) передавання справ Національного архівного фонду до Державного архіву Одеської області;
18) опрацювання проєктів нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів та службових листів, у тому числі з грифом «Для службового користування», «Таємно», за підписом керівника та заступників керівника Територіального управління (далі ‒ проєкти документів) у частині приведення їх у відповідність із вимогами ДСТУ 4163-2020, затвердженого наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144, Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Інструкції з діловодства в БЕБ, нормами українського правопису, зокрема письмового ділового мовлення;
19) забезпечення інформування працівників Територіального управління про вимоги щодо оформлення проєктів документів;
20) організація збору, узагальнення інформаційних та аналітичних матеріалів для керівника Територіального управління та його заступників щодо діяльності структурних підрозділів Територіального управління.
21) організаційне забезпечення діяльності Територіального управління.
Основні функції:
1) забезпечує координацію роботи структурних підрозділів Територіального управління в частині діловодства, організаційного забезпечення та архіву, контролю, роботи із зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію;
2) приймає та реєструє вхідну кореспонденцію, що надійшла від органів державної влади, центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій тощо;
3) забезпечує надсилання вихідної кореспонденції Територіального управління, в тому числі документів з грифом «Для службового користування»;
4) здійснює обмін службовою кореспонденцією в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади з органами влади вищого рівня, центральними і місцевими органами виконавчої влади та реєстрацію вхідної кореспонденції: актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів та звернень народних депутатів України, документів центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій;
5) засвідчує копії документів у межах компетенції;
6) реєструє накази з основної діяльності з грифом «Для службового користування»;
7) забезпечує приймання та реєстрацію документів з грифом «Для службового користування»;
8) готує інформаційно-аналітичні матеріали про стан документообігу в підрозділах Територіального управління;
9) бере участь у впровадженні електронного документообігу з використанням сучасних інформаційних технологій у сфері діловодства;
10) забезпечує приймання, попередній розгляд, реєстрацію вхідної кореспонденції, підготовку проєктів резолюцій, своєчасну передачу зареєстрованих документів на розгляд;
11) здійснює методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Територіального управління;
12) проводить перевірки стану діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Територіального управління, періодичність яких визначається окремим розпорядчим актом Територіального управління;
13) організовує проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» у структурних підрозділах Територіального управління;
14) готує в межах компетенції пропозиції керівництву Територіального управління щодо вдосконалення форм і методів ведення діловодства в Територіальному управлінні.
15) веде в установленому порядку обліку завдань, реалізація яких передбачена актами законодавства, наказами і дорученнями керівництва БЕБ та Територіального управління, контроль за виконанням яких покладено на Відділ;
16) контролює виконання структурними підрозділами Територіального управління актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
17) готує інформаційні, довідкові та інші матеріали з питань виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
18) забезпечує своєчасне надходження інформаційних, довідкових та інших матеріалів від структурних підрозділів Територіального управління про хід виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
19) готує і надає структурним підрозділам Територіального управління випереджувальний моніторинг (інформаційні матеріали) щодо строків виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
20) інформує керівництво Територіального управління про стан виконання в структурних підрозділах актів законодавства, наказів, розпоряджень і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
21) надає консультативно-методичну допомогу структурним підрозділам Територіального управління в межах компетенції Відділу;
22) інформує керівництво Територіального управління про невиконання або неналежне виконання структурними підрозділами актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
23) готує в межах компетенції пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю в Територіального управління;
24) проводить первинний розгляд звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації із зазначенням термінів виконання, доведення їх до відповідальних виконавців;
25) здійснює централізовану реєстрацію, організацію та забезпечення оперативного розгляду звернень громадян і запитів на отримання публічної інформації, здійснення моніторингу та контролю за їх виконанням;
26) здійснює реєстрацію вхідних документів процесуального та службового характеру, в тому числі документи, що надходять у межах кримінальних проваджень, а також заяв і повідомлень працівників Територіального управління;
27) організовує та забезпечує оперативний розгляд звернень громадян, що надійшли від Урядового контактного центру, та доведення таких звернень до відповідальних виконавців;
28) здійснює централізовану реєстрацію письмових пропозицій, заяв і скарг, поданих під час особистого прийому;
29) організовує роботу телефонної «гарячої лінії» у Територіальному управлінні;
30) опрацьовує звернення громадян, що надійшли на телефонну
«гарячу лінію» Територіального управління, та доводить такі звернення до відповідальних виконавців, забезпечує контроль за їх виконанням;
31) здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх породжують, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, які потребують негайного розв’язання, інформування про це в установленому порядку керівництва Територіального управління;
32) подає керівництву Територіального управління звіти про стан роботи із зверненнями громадян, що надійшли до Територіального управління;
33) організовує спеціальне місце для роботи запитувачів інформації з документами чи їх копіями;
34) організовує проведення особистого прийому громадян керівником Територіального управління, заступниками керівника Територіального управління або особами, які виконують їхні обов’язки (далі – керівництво Територіального управління);
35) надає консультативно-методичну допомогу структурним підрозділам Територіального управління щодо забезпечення доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян, що надійшли до Територіального управління;
36) бере участь у розробленні проєктів організаційно-розпорядчих, нормативно-правових актів, інформаційно-аналітичних та інших документів з питань, що належать до компетенції Відділу;
37) готує в межах компетенції пропозиції керівництву Територіального управління щодо вдосконалення форм і методів роботи зі зверненнями громадян.
38) забезпечує координацію роботи структурних підрозділів Територіального управління в частині організаційного забезпечення та архіву;
39) організовує роботу та здійснює контроль за розробленням положень про структурні підрозділи Територіального управління;
40) здійснює облік та зберігання наказів з основної діяльності, розпоряджень, доручень керівництва Територіального управління;
41) готує в СЕД «Megapolis.DocNet» проєкти резолюцій керівництва до організаційно-розпорядчих документів БЕБ (наказів з основної діяльності, розпоряджень), доручень;
42) здійснює в межах компетенції заходи щодо охорони державної таємниці під час роботи із секретними документами;
43) забезпечує застосування єдиного порядку організації архівного діловодства в Територіальному управлінні, відбору, обліку, систематизації, зберігання, опрацювання та використання документів, які утворюються в процесі діяльності Територіального управління;
44) складає зведену номенклатуру справ Територіального управління, забезпечує документальний супровід погодження, затвердження та введення в дію;
45) забезпечує контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Територіального управління;
46) приймає від структурних підрозділів Територіального управління та забезпечує зберігання архівних документів;
47) організовує проведення експертизи цінності документів, створених у процесі діяльності Територіального управління;
48) складає та подає на розгляд експертної комісії Територіального управління проєкти описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
49) веде державний облік документів Національного архівного фонду відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 за № 736/27181(зі змінами) (далі – Правила);
50) готує та передає документи Національного архівного фонду до Державного архіву Одеської області на постійне зберігання;
51) розробляє розпорядчі, нормативно-правові, інформаційно-аналітичні та інші документи щодо організації архівної справи Територіального управління;
52) надає методичну допомогу, консультації працівникам структурних підрозділів Територіального управління з питань архівного діловодства, оформлення та формування справ.
53) опрацьовує проєкти документів та за результатами аналізу їх мовностилістичної структури здійснює виправлення граматичних, пунктуаційних, лексичних, синтаксичних, морфологічних, стилістичних помилок для забезпечення в проєктах документів: логічної послідовності викладу (логічного зв’язку всіх компонентів); належної ясності викладу (правильного та професійно грамотного добору слів і словосполучень (термінів), точності та водночас доступності мови); виключення розмовної лексики, русизмів, вузькогалузевих професіоналізмів; лаконічності (оптимальної заміни складних речень простими); нормативності мовних засобів офіційно-ділового стилю відповідно до сучасних правописних норм;
54) здійснює комунікацію та співпрацює з працівниками структурних підрозділів Територіального управління з питань належного оформлення проєктів документів;
55) надає консультаційно-методичну допомогу працівникам Територіального управління з питань, що належать до компетенції Відділу;
56) вносить пропозиції щодо вдосконалення роботи Територіального управління з підготовки проєктів документів;
57) бере участь у складанні інформаційно-аналітичних матеріалів з питань діловодства в підрозділах Територіального управління;
58) забезпечення підготовки, організації та проведення апаратних нарад під головуванням керівника Територіального управління, а також організації офіційних заходів Територіального управління за участю керівництва Територіального управління (засідань, комісій, робочих груп, конференцій, круглих столів тощо);
59) збір, опрацювання та подання керівнику Територіального управління на основі пропозицій структурних підрозділів Територіального управління проектів планів роботи, а також відповідних звітів;
60) здійснення моніторингу стану виконання планів робіт структурних підрозділів Територіального управління.
Контакти:
Поштова адреса: Територіальне управління БЕБ в Одеській області, вул. Мечникова, 102, Одеса, 65007
Телефон: +38 (048) 753 12 89
Електронна адреса: odesa@esbu.gov.ua