Основні завдання:
1) організація та ведення діловодства у Територіальному управлінні;
2) здійснення приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної кореспонденції;
3) здійснення реєстрації, обліку та зберігання документів із грифом «Для службового користування»;
4) здійснення моніторингу та контролю за виконанням законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України та доручень Прем'єр-міністра України, Ради національної безпеки і оборони України, запитів та звернень народних депутатів України, а також наказів, розпоряджень БЕБ і доручень Директора БЕБ, Територіального управління, актів інших центральних органів виконавчої влади, запитів на публічну інформацію та звернень громадян.
5) здійснення випереджувального моніторингу стану виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління та своєчасне інформування Керівника у разі неможливості їх виконання в установлений термін;
6) підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
7) організація роботи із забезпечення доступу до публічної інформації;
8) організація роботи з розгляду звернень громадян, що надійшли до Територіального управління;
9) надання консультацій працівникам Територіального управління з питань діловодства, архівної справи, звернень та запитів громадян;
10) організаційно-методичне забезпечення роботи системи електронного документообігу Територіального управління;
11) ведення реєстрів обліку розпорядчих документів Територіального управління;
12) зберігання організаційно-розпорядчих документів Територіального управління;
13) моніторинг (узагальнення та зберігання) положень про структурні підрозділи Територіального управління;
14) формування документів справ Національного архівного фонду;
15) забезпечення збереженості документів справ Національного архівного фонду;
16) використання документів Національного архівного фонду;
17) передавання справ Національного архівного фонду до Державного архіву Полтавської області;
18) забезпечення інформування працівників БЕБ про вимоги щодо оформлення проєктів документів.
Основні функції:
1) забезпечує координацію роботи структурних підрозділів Територіального управління в частині діловодства, організаційного забезпечення та архіву, контролю, роботи із зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію;
2) забезпечує приймання, попередній розгляд та реєстрацію вхідної кореспонденції, підготовку проєктів резолюцій, своєчасну передачу зареєстрованих документів на розгляд;
3) забезпечує надсилання вихідної кореспонденції Територіального управління, в тому числі документів з грифом «Для службового користування»;
4) засвідчує копії документів у межах компетенції;
5) реєструє накази з основної діяльності з грифом «Для службового користування»;
6) забезпечує приймання та реєстрацію документів з грифом «Для службового користування»;
7) готує інформаційно-аналітичні матеріали про стан документообігу в структурних підрозділах Територіального управління;
8) здійснює роботу в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади шляхом надсилання вихідної кореспонденції до органів влади вищого рівня, центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій і отримання вхідної кореспонденції: запитів та звернень народних депутатів України, документів центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, запитів на публічну інформацію та звернень громадян;
9) здійснює методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Територіального управління;
10) проводить перевірки стану діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Територіального управління, періодичність яких визначається окремим наказом;
11) організовує проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» у структурних підрозділах Територіального управління;
12) готує і надає структурним підрозділам Територіального управління випереджувальний моніторинг (інформаційні матеріали) щодо строків виконання вимог актів законодавства, наказів і доручень керівництва, а також звернень та запитів громадян;
13) проводить первинний розгляд звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації із зазначенням термінів виконання, доведення їх до відповідальних виконавців;
14) здійснює централізовану реєстрацію, організацію та забезпечення оперативного розгляду звернень громадян і запитів на отримання публічної інформації, здійснення моніторингу та контролю за їх виконанням;
15) організовує проведення особистого прийому громадян керівництвом Територіального управління;
16) здійснює централізовану реєстрацію письмових пропозицій, заяв і скарг, поданих під час особистого прийому;
17) організовує роботу телефонної «гарячої лінії» в Територіальному управлінні;
18) опрацьовує звернення громадян, що надійшли на телефонну
«гарячу лінію» в Територіальне управління, та доводить такі звернення до відповідальних виконавців, забезпечує контроль за їх виконанням;
19) здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх породжують, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, які потребують негайного розв’язання, інформування про це в установленому порядку керівництва Територіального управління;
20) подає керівництву Територіального управління звіти про стан роботи із зверненнями громадян, що надійшли до Територіального управління;
21) надає консультативно-методичну допомогу структурним підрозділам щодо забезпечення доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян, що надійшли до Територіального управління;
22) організовує спеціальне місце для роботи запитувачів інформації з документами чи їх копіями;
23) бере участь у розробленні проєктів організаційно-розпорядчих, інформаційно-аналітичних та інших документів з питань, що належать до компетенції Сектору;
24) організовує роботу та здійснює контроль за розробленням положень про структурні підрозділи Територіального управління;
25) здійснює облік та зберігання наказів з основної діяльності, розпоряджень, доручень та протоколів нарад керівництва Територіального управління;
26) готує в СЕД «Megapolis.DocNet» проєкти резолюцій керівництва до організаційно-розпорядчих документів Територіального управління (наказів з основної діяльності, розпоряджень), доручень;
27) забезпечує застосування єдиного порядку організації архівного діловодства в Територіальному управлінні, відбору, обліку, систематизації, зберігання документів, які утворюються в процесі діяльності Територіального управління;
28) складає зведену номенклатуру справ Територіального управління, забезпечує документальний супровід погодження, затвердження та введення в дію;
29) забезпечує контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Територіального управління;
30) приймає від структурних підрозділів Територіального управління та забезпечує зберігання архівних документів;
31) організовує проведення експертизи цінності документів, створених у процесі діяльності Територіального управління;
32) складає та подає на розгляд експертної комісії Територіального управління проєкти описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
33) здійснює комунікацію та співпрацює з працівниками структурних підрозділів Територіального управління з питань належного оформлення проєктів документів;
34) надає консультаційно-методичну допомогу працівникам Територіального управління з питань, що належать до компетенції Сектору;
35) опрацьовує пропозиції структурних підрозділів до проєкту поточного (річного) плану Територіального управління;
36) складає узагальнений проєкт поточного (річного) плану Територіального управління та подає на погодження Директору БЕБ та на затвердження Керівнику Територіального управління;
37) узагальнює інформацію про виконання поточного плану Територіального управління та здійснює підготовку звіту про його виконання;
38) організовує роботу Комплексної системи захисту інформації в автоматизованій системі класу 1 у Територіальному управлінні;
39) інформує керівництво Територіального управління про стан виконання в структурних підрозділах актів законодавства, наказів, розпоряджень і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління.
Контакти:
Поштова адреса: Територіальне управління БЕБ у Полтавській обл., вул. Решетилівська, 47, м. Полтава, Полтавська область,36007
Електронна адреса: poltava@esbu.gov.ua
Телефон: +38 (0532) 56 63 70, +38 (0532) 56 63 93