Основні завдання:
1) організація та ведення діловодства у Територіальному управлінні;
2) здійснення приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної кореспонденції;
3) організація роботи із забезпечення доступу до публічної інформації;
4) організація роботи з розгляду звернень громадян, що надійшли до Територіального управління;
5) реєстрація та зберігання організаційно-розпорядчих документів Територіального управління;
6) здійснення моніторингу та контролю за виконанням наказів, розпоряджень та доручень керівництва БЕБ, Територіального управління, актів інших центральних органів виконавчої влади, запитів на публічну інформацію та звернень громадян;
7) здійснення випереджувального моніторингу стану виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління та своєчасне інформування керівництва Територіального управління у разі неможливості їх виконання в установлений термін;
8) підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
9) надання методичних рекомендацій, консультацій працівникам Територіального управління з питань діловодства, архівної справи, звернень та запитів громадян;
10) моніторинг (узагальнення та зберігання) положень про структурні підрозділи Територіального управління;
11) формування документів справ Національного архівного фонду та забезпечення їх збереженості;
12) забезпечення організації планування діяльності структурних підрозділів Територіального управління та проведення аналізу стану виконання поточних планів їх роботи.
Основні функції:
1) забезпечує координацію роботи структурних підрозділів Територіального управління в частині діловодства, організаційного забезпечення та архіву, контролю, роботи із зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію;
2) забезпечує приймання, попередній розгляд, реєстрацію вхідної кореспонденції, своєчасну передачу зареєстрованих документів на розгляд;
3) засвідчує копії документів у межах компетенції;
4) розробляє та бере участь у розробленні проєктів нормативно-правових актів Територіального управління у межах своєї компетенції;
5) готує інформаційно-аналітичні матеріали про стан документообігу в структурних підрозділах Територіального управління;
6) бере участь у впровадженні електронного документообігу з використанням сучасних інформаційних технологій у сфері діловодства та документообігу;
7) здійснює роботу в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади шляхом надсилання вихідної кореспонденції і отримання вхідної кореспонденції;
8) здійснює методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Територіального управління;
9) проводить перевірки стану діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Територіального управління;
10) готує в межах компетенції пропозиції керівництву Територіального управління щодо вдосконалення форм і методів ведення діловодства в Територіальному управлінні;
11) контролює виконання структурними підрозділами Територіального управління актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
12) готує і надає структурним підрозділам Територіального управління випереджувальний моніторинг (інформаційні матеріали) щодо строків виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва БЕБ, Територіального управління;
13) надає консультативно-методичну допомогу структурним підрозділам Територіального управління в межах компетенції Відділу;
19) проводить первинний розгляд звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації із зазначенням термінів виконання, доведення їх до відповідальних виконавців;
20) здійснює централізовану реєстрацію, організацію та забезпечення оперативного розгляду звернень громадян і запитів на отримання публічної інформації, здійснення моніторингу та контролю за їх виконанням;
22) здійснює централізовану реєстрацію письмових пропозицій, заяв і скарг, поданих під час особистого прийому;
23) організовує роботу телефонної «гарячої лінії» в Територіальному управлінні;
24) опрацьовує звернення громадян, що надійшли на телефонну
«гарячу лінію» в Територіальному управлінні, та доводить такі звернення до відповідальних виконавців, забезпечує контроль за їх виконанням;
25) здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх породжують, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, які потребують негайного розв’язання, інформування про це в установленому порядку керівництва Територіального управління;
26) подає керівництву Територіального управління звіти про стан роботи із зверненнями громадян, що надійшли до Територіального управління;
27) організовує спеціальне місце для роботи запитувачів інформації з документами чи їх копіями;
28) організовує проведення особистого прийому громадян керівником Територіального управління, заступниками керівника Територіального управління, керівниками структурних підрозділів Територіального управління або особами, які виконують їхні обов’язки (далі – керівництво Територіального управління);
29) надає консультативно-методичну допомогу структурним підрозділам Територіального управління щодо забезпечення доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян, що надійшли до Територіального управління;
30) організовує роботу та здійснює контроль за розробленням положень про структурні підрозділи Територіального управління;
31) складає зведену номенклатуру справ Територіального управління, забезпечує документальний супровід погодження, затвердження та введення в дію;
32) забезпечує контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Територіального управління;
33) приймає від структурних підрозділів Територіального управління та забезпечує зберігання архівних документів;
34) готує та передає документи Національного архівного фонду до Державного архіву Львівської області на постійне зберігання;
35) забезпечує збір та узагальнення поточних планів роботи структурних підрозділів Територіального управління і звітів про їх виконання, а також здійснює аналіз інформації щодо стану виконання зазначених планів.
Контакти:
Поштова адреса: вул. Левицького К., 67 м. Львів, Львівська область, 79017
Телефон: +38 (068) 153 05 25
Електронна адреса: lviv@esbu.gov.ua