Основні завдання:
1) організація та ведення діловодства в Територіальному управлінні;
2) здійснення приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної кореспонденції, у тому числі з грифом «Для службового користування»;
3) здійснення випереджувального моніторингу стану виконання розпорядчих документів БЕБ та керівництва Територіального управління;
4) організація роботи із забезпечення доступу до публічної інформації;
5) організація роботи з розгляду звернень громадян, що надійшли до Територіального управління;
6) організаційно-методичне забезпечення роботи системи електронного документообігу Територіального управління;
7) надання методичних рекомендацій, консультацій працівникам Територіального управління з питань діловодства, архівної справи, звернень та запитів громадян;
8) зберігання організаційно-розпорядчих документів Територіального управління;
9) зберігання положень про структурні підрозділи Територіального управління;
10) формування документів справ Національного архівного фонду;
11) забезпечення збереженості документів справ Національного архівного фонду;
12) використання документів Національного архівного фонду;
13) передавання справ Національного архівного фонду до Державного архіву Київської області;
14) забезпечення обліку, зберігання, видачі та використання матеріалів архівних кримінальних проваджень;
15) опрацювання проєктів організаційно-розпорядчих документів та службових листів, у тому числі з грифом «Для службового користування», за підписом керівника та заступника керівника Територіального управління (далі - проєкти документів) у частині приведення їх у відповідність із вимогами ДСТУ 4163-2020, затвердженого наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144, Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Інструкції з діловодства в БЕБ, нормами українського правопису, зокрема письмового ділового мовлення;
16) забезпечення інформування працівників Територіального управління про вимоги щодо оформлення проєктів документів.
Основні функції:
1) організовує електронний документообіг;
2) надає методичну допомогу та здійснює контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами в структурних підрозділах Територіального управління;
3) здійснює інформаційну взаємодію з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії;
4) забезпечує приймання, первинне (експедиційне) опрацювання вхідної кореспонденції, що надходить до Територіального управління;
5) забезпечує приймання та реєстрацію документів з грифом «Для службового користування»;
6) здійснює реєстрацію вхідної кореспонденції, незалежно від способу надходження її до Територіального управління;
7) здійснює централізовану реєстрацію та забезпечення оперативного розгляду звернень громадян і запитів на отримання публічної інформації, здійснює моніторинг за їх виконанням;
8) здійснює реєстрацію вхідних документів процесуального та службового характеру, в тому числі документи, що надходять у межах кримінальних проваджень, а також заяви і повідомлення працівників Територіального управління;
9) реєструє накази з основної діяльності з грифом «Для службового користування»;
10) здійснює відправку кореспонденції Територіального управління засобами поштового, спеціального/фельд'єгерського та електронного зв'язку, в тому числі документів з грифом «Для службового користування», формує реєстри відправлених листів та пакувань;
11) організовує своєчасний розгляд документів керівником Територіального управління та його заступниками;
12) готує проєкти резолюцій (доручень) до документів, які подаються на підпис керівнику та заступникам керівника Територіального управління;
13) забезпечує організацію роботи з документами з грифом «Для службового користування», крім документів з відмітками «Літер «М», «Літер «К», «Літер «СІ», у порядку, визначеному організаційно-розпорядчими документами Бюро економічної безпеки України;
14) здійснює визначення документів, які потребують контролю виконання, та забезпечує їх подальший контроль;
15) контролює своєчасність виконання структурними підрозділами Територіального управління наказів, розпоряджень та доручень, наданих керівником та заступниками керівника Територіального управління;
16) забезпечує передачу структурним підрозділам документів, в т.ч. грифом «Для службового користування»;
17) перевіряє правильність оформлення документів, що подаються на підпис керівництву Територіального управління та кореспонденції, призначеної для відправлення;
18) забезпечує належний мовний рівень діяльності, контроль за правописом, редагування документів, у т.ч. документів, що містять відомості, що становлять державну таємницю,
19) опрацьовує проєкти документів та за результатами аналізу їх мовностилістичної структури здійснює виправлення граматичних, пунктуаційних, лексичних, синтаксичних, морфологічних, стилістичних помилок для забезпечення в проєктах документів: - логічної послідовності викладу (логічного зв'язку всіх компонентів); належної ясності викладу (правильного та професійно грамотного добору слів і словосполучень (термінів), точності та водночас доступності мови); виключення розмовної лексики, русизмів, вузькогалузевих професіоналізмів; лаконічності (оптимальної заміни складних речень простими); нормативності мовних засобів офіційно-ділового стилю відповідно до сучасних правописних норм;
20) повертає структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
21) здійснює систематичний аналіз 3 та узагальнення звернень громадян метою виявлення причин, що їх породжують, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, які потребують негайного розв'язання, інформує про це в установленому порядку керівництво Територіального управління;
22) здійснює організаційне, інформаційне та інше забезпечення діяльності керівництва Територіального управління, методичний супровід розробки проєктів розпорядчих та інших документів;
23) проводить перевірки стану діловодства у структурних підрозділах Територіального управління;
24) забезпечує роботу Комісії з питань роботи зі службовою інформацією та Експертної комісії з проведення експертизи цінності документів у Територіальному управлінні;
25) забезпечує облік та видачу печаток і штампів Територіального управління;
26) приймає від структурних підрозділів пропозиції до проєкту номенклатури справ Територіального управління на наступний рік;
27) вимагає від структурних підрозділів Територіального управління передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
28) приймає від структурних підрозділів Територіального управління архівні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, забезпечує їх зберігання, використання, а також підготовку і передачу на постійне зберігання до Державного архіву Київської області після закінчення строку їх зберігання в Територіальному управлінні;
29) приймає на архівне зберігання кримінальні провадження, у яких прийнято рішення про закриття детективами або прокурором, що здійснює процесуальне керівництво досудовим розслідуванням;
30) запитує від структурних підрозділів Територіального управління відомості, необхідні для роботи;
31) виконує доручення керівництва щодо розгляду документів, які належать до компетенції Відділу (звернення, запити юридичних та фізичних осіб, адвокатів, запитів на інформацію);
32) засвідчує копії документів, створених у результаті діяльності Територіального управління;
33) здійснює організацію проведення особистого прийому громадян керівником та заступниками керівника Територіального управління;
34) приймає участь в організації роботи телефонної «гарячої лінії» Територіального управління;
35) здійснює в межах компетенції заходи щодо охорони державної таємниці під час користування секретними документами;
36) готує в межах компетенції пропозиції керівництву Територіального управління щодо вдосконалення форм і методів ведення діловодства;
37) бере участь у розробленні проєктів нормативно-правових актів Територіального управління у межах компетенції Відділу.
Контакти:
Поштова адреса: Територіальне управління БЕБ у Київській області, вул. Святослава Хороброго, 3-Б,
Київ, 03151
Телефон: +38 (044) 350 57 31
Електронна адреса: kyivobl@esbu.gov.ua